Работа с документами

Первичный документ

Первичный документ нужен для подтверждения факта совершения той или иной хозяйственной операции на складе. Его составляет уполномоченный представитель всех сторон, которые заинтересованы в этом деле. Именно первичный документ выступает в качестве правовой основы при создании учетных записей.

Типовая форма каждого первичного документа утверждена государством. Она распространяется в виде бланка – бумажного или электронного. Типовые формы обязательны для всех предприятий, ведущих хозяйственную деятельность на территории России.

Карточка складского учета

Карточка складского учета – документ, используемый при количественном учете товара в натуральных единицах измерения. Законодательством РФ регламентировано оформление данного документа: по форме М-12 или М-17.

Предлагаем ознакомиться с порядком оформления карточки.

1. Вверху необходимо указать наименование склада. Также указываются: индивидуальный номер карточки, детальные характеристики хранимого имущества, место на складе и другая информация.
2. В табличной части приводится перечень операций по товару. Сначала нужно указать дату записи, номер документа, в соответствии с которым осуществляется запись, номер этой записи, название поставщика или покупателя.
3. Указывается общее количество товарно-материальных ценностей – в соответствующей операции колонке.
4. Материально ответственное лицо расписывается в документе, указав дату.

Также обозначим некоторые особенности процедуры оформления и использования карточки.

• Действительное количество товара на складе обязательно должно совпасть с тем остатком, что рассчитывается после последней операции в складской учетной карточке. Если выявляется несоответствие – это свидетельствует об ошибках складского учета, которые необходимо исправить.
• Если необходимо зафиксировать большое количество операций по товару, его можно учитывать на нескольких формах, которые в обязательном порядке скрепляются. Они хранятся вместе, имеют один номер, расцениваются как одна учетная карточка.
• Периодически нужно сверять остатки по карточкам с данными из бухгалтерской документации.

Складские ордера

Приходный складской ордер

Данный складской ордер предназначен для оформления поступления товарно-материальных ценностей. Это не первичный документ, поэтому он формируется на основании накладной или другой документации. Без первичных документов его оформить невозможно.

Особенности оформления ордера:

• необходимо указывать наименования получателя и фирмы, от которой поступили ТМЦ;
• приходному ордеру присваивается номер (этим обычно занимается работник склада);
• указываются дата составления документа, название склада, код счета бухучета (его сообщает бухгалтер).

Расходный складской ордер

Документ не обязателен для применения. Решение о его использовании принимается предприятием. При отсутствии расходного складского ордера можно использовать лимитно-заборные карты, а также накладные и другие документы. Ордер подписывается работником склада, отпускающим товар, и тем лицом, которое его принимает. Документ является основанием для создания записей в складских учётных карточках.

Товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортная накладная необходима для удостоверения факта приема-передачи ТМЦ, привезенных с помощью транспорта поставщика, получателя или другой фирмы. Также она необходима для расчетов за перевозку и учета работы автотранспорта. Для данного документа в России утверждена форма 1-Т.

Раскроем главные особенности накладной:

• На основании данного документа у отправителя списываются ТМЦ, у получателя производится их оприходование. Накладная принимается к исполнению в основных видах учета (складской, бухгалтерский, оперативный).
• Если ТМЦ прибыли из других стран, они могут быть оприходованы на основании документации, которую предоставил грузоотправитель, т. к. формы товарно-сопроводительной документации, принятые в разных государствах, различаются.
• Форма накладной может не учитывать некоторые особенности хозяйствующего субъекта или конкретного груза. Это часто происходит в таких отраслях, как фармацевтическая, химическая и оборонная промышленность. В подобных случаях приходится разрабатывать форму индивидуально, затем отправлять ее на согласование в государственные органы. Только после утверждения форма может быть допущена к применению.
• Документ должен иметь 4 экземпляра. Три формы требуются для представителя грузоперевозчика, причем одна из них отдается получателю груза: это необходимо для оприходования ТМЦ на складе. Четвертый экземпляр должен остаться у отправителя груза. На его основании списываются товары со склада.
• Товарно-транспортная накладная содержит большое количество реквизитов, но для заполнения нужны только самые необходимые.

Товарная накладная

Товарная накладная – документ, с помощью которого оформляются отпуск и прием товара между разными хозяйствующими субъектами. От товарно-транспортной накладной она отличается тем, что не отражает информации по транспортировке имущества.

На сегодняшний день актуальна форма ТОРГ 12, установленная законодательством РФ. При правильном оформлении накладная является документом, имеющим юридическую силу: на ее основании списывается имущество у отправителя груза, а затем происходит оприходование у его получателя. Требуется два экземпляра. Порядок оформления товарной накладной – практически такой же, как в случае с товарно-транспортной. Отличием является отсутствие реквизитов, на основании которых получаются сведения о перевозчиках, транспорте, водителях, таре, а также рассчитывается стоимость услуг по транспортировке, погрузке, разгрузке.

Накладная на внутреннее перемещение

Данный документ используется в складском учете с целью оформить перемещение имущества внутри одного предприятия. Это главное отличие от накладных, рассмотренных выше. Рассмотрим главные особенности накладной на внутреннее перемещение.

• Сначала указывается дата, в которую оформляется накладная, затем имущество списывается у отправителя, после оприходования – у получателя. При отсутствии даты документ признается недействительным.
• Указывается номер накладной (используется цифровая и буквенная запись), затем – записывается отправитель и получатель.
• В таблице необходимо сформировать полный список перемещаемого имущества с указанием его характеристик.
• Снизу указывается общая стоимость и полное количество перемещаемых ценностей.
• Заверение накладной производится посредством подписей от получателя и отправителя (их представителей). Но вначале нужно, чтобы документ был заверен ответственным лицом, отпускающим имущество. По принятии груза в накладной расписывается сотрудник, принимающий ценности.

Акты о недостаче, об излишках и на списание ТМЦ

При обнаружении недостач или излишков хранимых товаров во время проверки склада (речь не об инвентаризации) составляется акт, на основе которого производится списание или оприходование. Акты о недостачах и излишках и на списание — это первичные документы, обязательные к исполнению.

Главные особенности акта на списание

• Списание ценностей осуществляется по причинам истечения срока годности, а также хищения, сертификации, порчи и пр. Накладная же отличается тем, что списание происходит по причине отпуска со склада получателю.
• Акт готовится сотрудником предприятия и утверждается его руководителем. В качестве ответственного лица может выступить складской работник, экономист, бухгалтер или другой специалист. Чтобы совершить списание, требуется собрать комиссию, каждый участник подписывает акт. Присутствие материально ответственного лица в составе – обязательно.
• Составляется полный перечень ценностей, подлежащих списанию. Указываются все характеристики, при необходимости даются пояснения. Перечень находится в табличной части акта.
• После таблицы подводится итог по общей стоимости и количеству списываемого имущества.
• Снизу указывается основание для списания, определяемое руководителем.
• Акт необходимо передать в бухгалтерию, работник склада вносит данные в учетные карточки.